Сегодня проведение деловых мероприятий, семинаров, тренингов находится на пике популярности. Образовательные события позволяют за короткое время предоставить максимум полезной информации, практических навыков и интересных возможностей. Правильная подготовка базируется на множестве факторов, и, если упустить хоть один из поля зрения, можно получить негативный результат. Мы подобрали для Вас перечень параметров, на которые обязательно потребуется обратить внимание.
Важные аспекты организации делового мероприятия
1. Время проведения тренинга. Этот показатель зависит от множества факторов, например, тематики и целевой аудитории. Если обучение направлено на ТОП-менеджмент, мероприятия должно занимать мало времени и быть насыщенным. Для участников среднего ранга подойдут целые рабочие дни, кроме понедельника и пятницы. В начале недели происходит планирование дел вперед, продуктивная организация времени. Мы советуем проводить такие ивенты до 16:00-17:00;
2. Продолжительность. Сложно найти универсальный ответ для всех. На численность дней влияют цели, опыт докладчиков, насыщенность программы. Многие люди предпочитают один день потратить на получение новых знаний, чем два, но менее насыщенных;
3. Комфорт участников. Аренда помещения под мероприятие обязана включать в себя зоны для отдыха (комнаты для перекура, гардеробные, туалеты), медпункты, парковки, качественную вентиляционную систему, освещение, указатели. Посетители тренингов должны получить максимально удобные условия для обучения. Любая мелочь может негативно повлиять на репутацию, настроение и желание обращаться в ивент-агентство еще раз;
4. Наличие перерывов на обед, кофе-брейк и отдых. Компания обязана продумать легкие и питательные блюда, наличие питьевой воды, чая, кофе, сливок, сахара и других не менее важных мелочей;
5.Подготовка раздаточных материалов, канцелярских принадлежностей. Более правильным будет сделать комплектов больше, чем заявлено участников. Таким образом минимизируется количество форс-мажорных ситуаций;
6. Аренда переговорных комнат, приобретение необходимых компонентов – все это фиксируется в бухгалтерских документах. Обязательно оформляется и передается заказчику счет-фактура, договоры, акты о предоставленных услугах или выполненных работах.
Организатор любого события должен стать внимательным и чутким хозяином, который заботится о своих гостях, комфорте и их удобстве. Сегодняшние участники могут перейти в категорию потенциальных клиентов в ближайшее время, отталкиваясь от собственных впечатлений и эмоций, которые были получены на семинаре.