5 стратегий планирования мероприятий

Успешные корпоративные мероприятия требуют тонкого баланса между информативностью и интерактивностью, продуктивностью и весельем. Хотя найти этот баланс не всегда легко. Превратите даже самую скучную ежегодную встречу или презентацию в веселое и продуктивное мероприятие с помощью этих 5 надежных способов проведения успешных корпоративных мероприятий:

1. Добавьте значимости вашему мероприятию, поставив четкую цель.
Нет ничего более разочаровывающего, чем встреча или конференция, в которых нет смысла. Поговорим о пустой трате времени! Добавьте реальный смысл своим корпоративным мероприятиям, сформулировав для каждого четкую цель.

Попробуйте использовать метод SMART для постановки осмысленной цели:

Забудьте о расплывчатых целях, таких как «содействие единству», «поощрение обсуждения» или «информирование всех». Вместо этого придумайте конкретную цель, которая решает конкретную проблему в вашей аудитории. Убедитесь, что у проблемы есть реальное решение.

Корпорации ставят и достигают цели каждый день. Большинство из них жизненно важны для благополучия компании, но недостаточно важны, чтобы построить вокруг себя целое мероприятие. Выберите цель, которая достаточно актуальна, чтобы привлечь участников из всей вашей корпорации или отрасли.

Не все цели можно достичь за несколько дней.
Установите цель, привязанную ко времени до конца вашего мероприятия.
Определившись с целью, поделитесь ею с участниками, докладчиками, персоналом и волонтерами. В вашем мероприятии примут участие больше людей, если они поймут, что поставлено на карту.

2. Вовлеките участников в интерактивные мероприятия.
Вы знаете, как выглядит непривлекательное мероприятие: гудящие ораторы, сотрудники проверяют свои часы, участники дремлют на складных стульях. Поддерживайте вовлеченность всех, вводя интерактивные элементы, такие как упражнения по построению команды, семинары, опросы и викторины в реальном времени, а также возможности обучения с эффектом присутствия, которые привлекают участников на ваше мероприятие.

Если цель вашего мероприятия — научить новым навыкам, еще более важны интерактивные занятия. Обучение дает участникам возможность практиковать свой новый набор навыков, что увеличивает удержание знаний. Это также дает участникам возможность получить немедленную обратную связь от инструкторов мероприятия.

3. Используйте новые технологии в своем мероприятии.
Это может помочь вам по-новому привлечь участников и, в конечном итоге, расширить ваши мероприятия. Планируйте, продвигайте и управляйте успешными корпоративными мероприятиями, используя преимущества новых технологий.

Вот несколько способов добавить инновации в ваше мероприятие:
Разошлите опрос перед мероприятием, чтобы проверить свои возможности. Ответы на вопросы о предпочтительных местах, датах, спикерах и целях могут помочь вам спланировать мероприятие, которое удовлетворит как можно больше людей.

Создайте приложение для мероприятий, которое включает описания и расписания сеансов, а также информацию о логистике, например о парковке. В настоящее время около половины участников используют эти приложения для навигации по мероприятию.

Сделайте еще один шаг вперед, проводя опросы в реальном времени с помощью приложения во время вашего мероприятия.

Продвигайте свое мероприятие в Интернете с помощью таких инструментов, как промокоды, электронный маркетинг, маркетинг в социальных сетях, закрытые группы в Facebook для участников и принтеры в Instagram.

Гибкость является ключевым фактором для успешного проведения корпоративного мероприятия.

4. Сделайте мероприятие информативным, подготовив убедительный материал.
Великие корпоративы не заканчиваются после последней сессии. Вместо этого они живут прочными деловыми связями, интересными анекдотами и настоящими переменами. Создавайте отличные материалы по окончании мероприятия — например, онлайн-видео и вебинары, — которые усиливают цель вашего мероприятия. Участники могут вернуться к этим ресурсам, когда им понадобится дополнительная информация.

5. Спросите мнение участников, докладчиков и сотрудников.
Узнайте, как вы можете улучшить свое следующее мероприятие, с помощью опроса отзывов после мероприятия. Поскольку участники, докладчики и сотрудники видят разные стороны мероприятия, создайте отдельный опрос после мероприятия для каждой из этих групп.

Попросите участников оценить их удовлетворенность отдельными аспектами мероприятия, такими как место, место проведения, даты, выступающие и сессии.

Попросите докладчиков оценить их удовлетворенность поездкой, проживанием, поддержкой персонала, участниками и уровнем компенсации.

Составьте план будущего успеха, обобщив ответы, которые вы получите на этот и другие вопросы.

Чтобы оставаться на вершине игры, собирайте как можно больше отзывов о каждом мероприятии. Отзывы помогут вам определить способы продолжения проведения интересных и актуальных мероприятий.

Чтобы получить дополнительную помощь в планировании будущих мероприятий, ознакомьтесь с нашим контрольным списком планирования на сайте ивент-агентства Дядя Жора Компани